اگر شما هم به دنبال اخذ ایزو برای سازمان خود هستید بهتر است بدانید ISO چیست؟ کاربردهای آن در سازمان شما چیست؟ چه گواهینامه هایی مناسب سازمان شما هستند؟ بهتر است از چه کمپانی هایی استاندارهای ایزو را اخذ کنید؟ در این مطلب سعی داریم، این مباحث را برای شما تشریح کنیم تا با اطمینان کامل استانداردهای مورد نیازتان را انتخاب و نسبت به اخذ آن اقدام کنید. همراه ایزو خبر این مطلب را دنبال کنید.
فهرست مطالب این نوشته:
ایزو چیست؟
یک استاندارد ایزو چگونه تدوین می شود؟
مزایای اخذ گواهنامه ایزو.
مراحل اخذ ایزو چیست؟
برخی نکات مهم که هنگام اخذ ایزو باید متوجه آن ها بود.
ایزو چیست؟
در تاریخ 24 فوریه 1947 سازمان بین المللی ایزو (International Organization for Standardization) در شهر ژنو سوئیس تشکیل شد. ISO از واژه «ISOS» که به معنی «برابر» است، گرفته شده و ریشه یونانی دارد. در گذشته هر کشوری نام سازمان ایزو را به شکل متفاوتی ترجمه می کرد؛ به همین دلیل، سازمان بین المللی ایزو این نام را به عنوان نام اختصاری خود قرار داد.
در حال حاضر ایزو از 160 کشور دنیا نماینده جذب کرده است. این سازمان تا به حال بیش از 16000 استاندارد را صادر کرده که به صورت منظم به روزرسانی می شوند. مهم ترین وظیفه سازمان ایزو، تدوین استاندارد طبق خواسته ها و شرایط قانونی کشورهاست و هدفش حمایت از تولیدکننده و مصرف کننده و همچنین ایجاد نظم و یکپارچگی بین تمام امور صنعتی، مدیریتی، اداری، کشاوزی، دامداری و… می باشد. سازمان بین المللی استاندارد با ارتباطات قدرتمندش می کوشد تا استانداردهای صنعتی و اقتصادی را ترویج دهد و مبادلات صنایع و فنون را در یک راستا هماهنگ کند.
سازمان ایزو دارای سه نوع نماینده می باشد: اعضای اصلی، اعضای مکاتبه ای و اعضای مشترک
- اعضای اصلی: نمایندگان مراجع استانداردسازی یک کشور می باشند که فقط آن ها در آن کشور حق عضویت دارند. سازمان استاندارد ایران هم جزء اعضای اصلی این سازمان است.
- اعضای فرعی: سازمانی از یک کشور است که تا بحال در تدوین استانداردها نقش نداشته، و فقط در مسائلی که به او مربوط می شود اطلاعات کسب میکند.
- اعضای مشترک: آن دسته از سازمان هایی اند که در کشوری کوچک هستند و می خواهند ارتباط خود را با سازمان ایزو حفظ نمایند.
به طور خلاصه یک استاندارد باید مراحل زیر را طی کند تا تدوین شود:
- پیشنهاد تدوین استانداردسازی موضوعی خاص، توسط کمیته های تخصصی به سازمان
- موافقت اعضا با وضع چنین استانداردی
- تدارک مدارک و مستندات و توزیع بین اعضا
- ایجاد تغیرات و اصلاحات و ارسال نسخه پیش نویس استاندارد برای اعضای سازمان ایزو
- استاندارد پیشنهاد شده، پس از انجام آخرين اصلاحات به عمل آمده و تصويب نهايي به صورت یک استاندارد بين‌المللي مورد عمل قرار می گيرد.
مزایای اخذ گواهینامه های ایزو
1- تمرکز موثر بر مشتری
قطعا هر سازمانی متکی به مشتری است، پس باید طوری عمل کند که بر روی مشتری تمرکز کامل داشت، عوامل زیادی بر این امر تاثیر دارد که در ادامه سه مورد از مهم ترین آن ها را با هم مرور می کنیم.
- یک سازمان ایده آل، مشتری را درک می کند و می داند باید چه محصولی و با چه کیفتی تولید شود تا مشتری راضی باشد.
- برآورده ساختن نیازمندی های مشتری از اصلی ترین وظایف سازمان است که اگر به خوبی انجام نشود در بازاریابی به مشکل خواهد خورد.
- یک سازمان ایده آل، باید پیوسته توقعات مشتری خود را بداند و از آن ها پیشی بگیرد.
2- فراهم نمودن مدیریت موثر
از اصلی ترین دلایل پیشرفت هر سازمانی داشتن یک تیم رهبری قدرتمند می باشد. یک سازمان بدون رهبر مسیر خود را پیدا نخواهد کرد و در آخر از پا می افتد. برخی از مزایای اخذ گواهینامه ایزو در نقش رهبری را مرور خواهیم کرد.
رهبران می توانند مسیری که سازمان باید در یک بازه زمانی طی کند را به صورت نظام مند و راهبردی مشخص کنند. به بیانی دیگر رهبران هدف سازمان را تعیین کرده و مسیر سازمان را هدایت می کنند.رهبران موظف اند تا شرایط و محیط را برای افراد سازمان به نحوی فراهم کنند تا تشویق شوند در مسیر اهداف سازمان فعالیت کنند.در سازمان ایزو دنیایی از استانداردهای مدیریتی وجود دارد که هر کدام از آن ها بخشی از سازمان را دربرمی گیرند و سازمان شما را یکپارچه می کنند. به عنوان مثال در استاندارد سیستم بین المللی مدیریت کیفت (ISO9001)، از مواد اولیه گرفته تا تمام خطوط تولید و بسته بندی، تحت ارزیابی و نظارت قرار می گیرد تا بهترین کیفیت از آن محصول، به مشتری ارائه شود.
3- بهبود و ارتقای نقش کارکنان در دستیابی به اهداف
یک سازمان بدون افرادش تبدیل به یک مکان متروکه می شود، افراد سازمان اگر نباشند، کاری در سازمان انجام نمی شود به همین دلیل می توان ادعا داشت، افراد سازمان حکم ستون فقرات سازمان را دارند. با پیاده سازی و دریافت گواهینامه های ایزو، سازمان ها به کارکنان خود، آموزش و یاری می دهند تا توانایی های خود را کشف و نحوه استفاده از آن را در جهت پیشرفت خود و سازمان یاد بگیرند. همچنین ایمنی، سلامت، انگیزه و شوق کارکنان در راستای اهداف سازمان ارتقاء می یابد.
گواهینامه های ایزو، افراد سازمان را هدفمند، سالم، تندرست و آموزش دیده نگه می دارند. برای مثال گواهی بین المللی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت، افراد را موظف می سازد تا ایمنی و بهداشت خود را به صورت کامل رعایت کنند، تا از خطرات احتمالی جلوگیری شود.
4- بهبود ارائه خدمات به مشتریان
وقتی مشتری از خدمات یک سازمان راضی باشد به نزدیکان خود هم این تجربه را توصیه خواهد کرد که این موضوع نه تنها باعث افزایش مشتریان سازمان می شود، بلکه سازمان را از افزایش محبوبیت هم برخوردار خواهدکرد. برای مثال وقتی استاندارد بین المللی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در سازمان پیاده سازی شود، به سازمان آموزش داده می شود تا بتواند رضایت کامل مشتریان را جلب کرده و مشکلات و شکایات آن ها را برطرف کند. این جلب رضایت جزء الزامات سازمان خواهد شد. همچنین استانداردهای دیگری هم در این خصوص وجود دارند که نحوه برخورد با شکایات و جلب رضایت مشتری را روشن می کنند. مانند استاندارد بین مللی سیستم مدیریت رضایت مندی مشتری (ISO10004) و استاندارد بین المللی سیستم مدیریت شکایات مشتری (ISO10002)
5- بهبود مستمر عملکرد
قطعاً همه رهبران سازمان به فکر پیشرفت و بهبود عملکرد سازمان خود هستند، سازمان ایزو هم همین انتظار را از شما دارد و می خواهد فرایند عملکرد شما مثبت باشد و در این راه هم به کمک شما آمده است. سازمان استاندارد بین المللی با استانداردهایی که تعریف کرده عملکرد سازمان را رو به بالا سوق می دهد و همچنین برای عملکردهای خوبی که شما انجام می دهید گواهی صادر می کند. برای مثال اگر سازمان شما عملکرد خوبی در تولید داشته باشد، می تواند گواهی بین المللی عملکرد خوب در تولید (GMP) را دریافت کند. استانداردهای عملکردی برای تمام زمینه ها می باشند و هنگام واجد شرایط شدن می توان نسبت به اخذ این گواهی ها اقدام کرد.
6- افزایش تعهدات سازمان
پیاده سازی استانداردهای ایزو در سازمان، باعث مسئولیت پذیری و افزایش تعهد افراد و راهبران سازمان می گردد، طبق تحقیقاتی که در سال 2012 صورت گرفته سازمان هایی که استانداردهای ایزو را در شرکت خود پیاده سازی کرده اند، مواردی مانند تعهد به کار، رضایت شغلی، گردش مالی، ارتباط رهبران با کارکنان و غیبت را بهبود داده اند.
فرایند صدور گواهی به صورتی است که رهبران و افراد سازمان را درگیر اهداف سازمان می کند، و تمام سازمان هماهنگ می شود. به قول ایزابل لدوکس: “مدیران و کارکنان تعهد خود را بالا می برند تا به بهبود کسب و کار کمک کنند”.
7- امکان دریافت استاندارد ایزو حتی برای سازمان های کوچک
برای سازمان ایزو فرقی ندارد که سازمان شما چه اندازه ای دارد یا تعداد افراد سازمان چقدر است. برای سازمان های کوچکی که قصد پیشرفت و ارتقاء دارند و می خواهند از سود و مزایای بیشتری برخوردار باشند، دریافت گواهی های ایزو و اجرای الزامات آن، می تواند سکوی پرش باشد. سازمان ها با اخذ این استانداردها می توانند جایگاه ملی و بین المللی خود را ارتقا دهند و با ارائه خدمات و محصولات با کیفیت در بازار برای رشدی قابل توجه خیز بردارند.
به طور خلاصه دست آورد های اخذ گواهینامه های ایزو برای سازمان به صورت زیر است:
• تحقق یافتن اهداف سازمان
• وضوح و شفافیت فرآیندهای داخلی سازمان و استفاده بهینه از موقعیت ها
• جلوگیری خطاها و پیشگیرانه عمل نمودن به جای اصلاح آن ها
• بهبود فعالیت ها و ارتقاء کارآیی سازمان
• رضایت کارکنان و مشتریان
• صرفه جویی در هزینه و زمان
• رشد و بهبود مستمر سازمان
مراحل اخذ ایزو چیست؟
از متداول ترین سوالاتی که برای رهبران سازمان پیش می آید، شرایط اخذ گواهی معتبر یا همان گواهی ایزو می باشد.
حال قصد داریم شرایط اخذ استانداردهای معتبر و مراحل آن را کامل و واضح برای شما توضیح دهیم.
1- پیاده سازی الزامات استاندارد برای اخذ گواهی:
قبل از اینکه یک سازمان اقدام به دریافت گواهی های ایزو کند، باید الزامات آن استاندارد را پیاده سازی نماید. گواهی های ایزو و راهنمایی های آن دارای الزامات و بندهایی هستند که در هنگام دریافت گواهینامه ارزیابی می شوند. به عنوان مثال استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001:2015) دارای ده بند است که هر بند اصلی، دارای چند زیر بند می باشد. هر سازمانی با هر زمینه فعالیتی (کشاورزی، صنعتی، معدنی، خدماتی و…) می تواند بند های ایزو 9001 را اجرا کند. پس از اجرای الزامات و توصیه ها، وقت آن است که مشاور، انطباق ها و عدم انطباق های احتمالی بین سازمان شما و الزامات استاندارد را بیابد تا پس از اصلاح سازمان آماده ارزیابی توسط ممیز قرار گیرد.
توصیه ایزو خبر این است که برای پیاده سازی الزامات یک استاندارد، از مشاور متخصص در آن زمینه کمک بگیرید تا با تجربه کافی و دانش مورد نیاز، بهترین مشاوره ی پیاده سازی الزامات را به شما ارائه کند.
برای برخی از گواهی ها، مانند CE لازم به انجام اقداماتی مانند استانداردهای ایزو نیست؛ اما برای دریافت نشان CE باید مشاور یا مسئول این کار در سازمان، تکنیکال فایل های مورد نظر را آماده کرده، آزمایشات مورد نیاز تکمیل گردد و گزارشات آزمایش ضمیمه شود. سپس در این گام باید محیط سازمان مطابق بندهای آن استاندارد شکل گیرد و سازمان باید به نحوی ثابت کند که به بندهای استاندارد توجه کرده است. این موارد قابل ارزیابی است.
2- مشخص کردن یک مرجع صدور(Certificate Body) معتبر تحت یک مرجع اعتباردهی (Accreditation Body) معتبر
بعد از اینکه سازمان به الزامات استاندارد عمل کرد، آماده بازرسی می شود. این مرحله پراهمیت ترین گام می باشد. باید صادرکننده گواهی نامه یک مرجع صدور معتبر باشد و اعتبار خود را از یک اعتباردهنده معتبر مانند IAF و ASCB دریافت کرده باشد. شرکت طاها مدیران از معتبرترین مراجع صدور، گواهی ها را اخذ می کند.
3- ممیزی های مراقبتی پس از اخذ گواهینامه ایزو
گواهی های ایزو تا سه سال معتبر هستند و نیازی به تمدید ندارند؛ اما بایستی در سال دوم و سوم سازمان دریافت کننده گواهی، مجدداً مورد بررسی و به اصطلاح ممیزی مراقبتی قرار گیرد. این امر به خاطر اطمینان حاصل کردن از اجرای الزامات و دستورات اجرایی استاندارد می باشد.
برخی نکات مهم که هنگام اخذ ایزو باید متوجه آن ها بود:
- گواهینامه ای که دریافت می کنید، حتما بایستی کد ریجستری معتبر و قابل پیگیری داشته باشد.
- مرکز گواهی دهنده (CB) حتماً باید معتبر و مورد تایید باشد.
- فریب گواهینامه های جعلی با قیمت پایین را نخورید. گواهینامه ها نسبت به مرجع صدور (CB ) آن قیمت گذاری می شوند. گواهینامه های ارزان قیمت برگه کاغذی بی ارزش، هستند که بهتر است بازیافت شوند.
