روش 8D در اصل محصول فورد موتور بود. این مفهوم در دهه 1980 توسعه یافت و در ابتدا به دلیل تأکید بر رویکرد تیمی ، از حل مسئله تیم گرا (TOP moniker) استفاده شد.
ثابت شد که این رویکرد فوق العاده موثرتر است و اکنون این فرایند توسط شرکتهای دیگر برای ریشه یابی مشکلات خود در پیش گرفته شده است. این روش که اکنون به عنوان Global 8D شناخته می شود، به طور ایده آل برای تولیدکنندگان مناسب است، اما در بخش های بهداشت،خرده فروشی، دارایی و دولت نیز مورد استفاده قرار گرفته است.
روش حل مسئله 8D چیست؟
‘8D مخفف هشت رشته حل مسئله است. هر رشته این ابزار از مشاغل پشتیبانی می کند تا دلیل اصلی عدم انطباق را پیدا کنند و راه حل دائمی را پیاده کنند. این روش دقیق و منضبط ، آن را به روشی ارزشمند برای افزایش کیفیت و قابلیت اطمینان در تجارت شما تبدیل می کند.
این روش همچنین تاکید زیادی بر آنچه که به عنوان تیم حل مسئله نامیده می شود ، دارد. با گردهم آوردن افراد مختلف می توانید از تجربه متنوع آنها بهره مند شوید و همچنین مهارتهای فردی حل مسئله را به سرعت در آنها توسعه دهید.
سایر مزایا عبارتند از:
- کارایی بیشتر در حل مسئله
- کشف هرگونه تغییر سیستمی لازم
- ایجاد دنباله سند و پایگاه داده که به طور خلاصه ناسازگاری ها و راه حل های آنها را بیان می کند
- درک بهتر عدم انطباق در تجارت و راه حل های آن
چگونه از روش 8D استفاده کنیم؟
برای کمک به شما در مسیر حل مسئله ، در اینجا یک راهنمای گام به گام از ابعاد هشت گانه آورده شده است.
0D: برنامه ریزی (Preparation and Emergency Response Actions)
این مرحله بخشی رسمی از مراحل هشت مرحله ای نیست ، اما برای اجرای درست این مراحل ضروری است.
قبل از شروع به حل مسئله ، شما نیاز به یک برنامه عملی دارید. نخست به جمع آوری شواهد در مورد این موضوع بپردازید ،این موضوع می تواند شکایات مشتری، یک محصول معیوب یا فرآیندی که به درستی انجام نشده است باشد. در هر صورت این مرحله به شما کمک می کند تا در مورد تیم خود تصمیم بگیرید و تحقیقات را شروع می کنید.
1D: یک تیم پیدا کنید (Use a Team)
اکنون شما یک ایده از موضوع دارید، وقت آن است که تیم خود را جمع کنید.
سعی کنید افراد را از بخشهای مختلف در مشاغل انتخاب کنید اما به یاد داشته باشید کسانی را که با فرایندهای مربوط به عدم انطباق آشنا هستند، وارد کنید. با ادامه تحقیقات شما، این تیم می تواند تغییر مکان دهد، بنابراین آماده باشید تا با کسب اطلاعات بیشتر در مورد وقایع منتهی به این موضوع ، با متخصص دیگری تماس بگیرید. برای ادامه کار ، مطمئن شوید که یک رهبر انتخاب شده است. در حالت ایده آل ، آنها باید فردی باشند که با روند 8D آشنا باشد.
2D: شناسایی مشکل (Describe the Problem)
در این مرحله باید مشکل را تشریح کنید. این امر باید مبتنی بر واقعیت باشد و بر اطلاعات گرفته شده از داده های تجاری متمرکز باشد. با این کار می توانید مسئله را محدود کرده و علل احتمالی عدم انطباق را رد کنید.
برای کمک به شما در ایجاد یک توصیف دقیق، ممکن است بخواهید آن را بر اساس روش 5W2H (چه کسی ، چه ، کجا ، چه زمانی ، چگونه و چقدر) قرار دهید.
3D: اصلاح موقت (Develop Interim Containment Plan)
اکنون که به خوبی فهمیدید مشکل چیست، شاید لازم باشد یک اقدام اصلاحی موقتی انجام دهید. با این کار ریشه اصلی این مسئله حل نخواهد شد، اما به شما کمک می کند از مشتری خود را در برابر دریافت محصولات یا خدمات بد کسب و کارتان محافظت کنید .اقدامات موقت می تواند شامل توقف تولید یا جایگزینی قطعات معیوب باشد.
4D: تحلیل علل اصلی (Determine and Verify Root Causes and Escape Points)
اکنون به پایان کار این فرآیند رسیده ایم. در این مرحله می توانید علت اصلی عدم انطباق را شناسایی کرده و آنها را با استفاده از حقایقی که از جمع آوری داده های شما به دست آمده تأیید کنید. برای کمک به شما در شناسایی علت واقعی مشکل، از سایر تکنیک های حل مسئله مانند (پنج “چرا”) استفاده کنید.
پنج “چرا” (Five Whys) یک تکنیک بسیار ساده است که در آن برای هر جوابی که می دهید سؤال “چرا” را می پرسید.
به عنوان مثال:
نحوه استفاده از پنج “چرا”:
مشکل: ریختن آب در کارخانه.
اولین “چرا”: نشت آب اتفاق افتاد زیرا خط لوله کارخانه در حال نشت بود.
دومین “چرا”: خط لوله کارخانه به دلیل آسیب دیدگی نشت کرده.
سومین “چرا”: خط لوله کارخانه به دلیل تعمیر و نگهداری ضعیف آسیب دید.
چهارمین “چرا”: خط لوله از ضعف خوبی برخوردار نبود زیرا مرتباً بررسی نمی شد.
پنجمین “چرا”: به طور منظم بررسی نشده است زیرا برنامه تعمیر و نگهداری خطوط لوله وجود ندارد.
علت اصلی: یک برنامه تعمیر و نگهداری از دست رفته
سایر تکنیک ها شامل نمودار استخوان ماهی است که در زیر نشان داده شده است. اگر از روش استخوان ماهی استفاده کنید ، لزوماً هر بخشی را پر نمی کنید. این تکنیک ها به نوع و مقیاس مسئله ای که در حال بررسی آن هستید بستگی دارد.
5D: تصحیح دائمی (Verify Permanent Corrections)
هنگامی که از یافتن دلیل اصلی مسئله خود خوشحال شدید ، زمان آن فرا رسیده است که یک اقدام اصلاحی دائمی را تنظیم کنید. این عمل جایگزین اقدامات موقت شما می شود.
در مورد ریختن آب کارخانه ، اقدامات اصلاحی دائمی ایجاد یک برنامه نگهداری جدید برای جلوگیری از آسیب بیش از حد است.
هنگامی که برنامه ای برای انجام کار دارید، باید قبل از عملی کردن، اثربخشی احتمالی آن را تعیین کنید. شبیه سازی یا ابزاری مانند آزمایش سریع زندگی (ALT) می تواند برای این کار مفید باشد. ALT در ساخت مفید است زیرا محصولی را تحت شرایط شدید آزمایش می کند. وقتی راضی شدید که راه حل مناسب را پیدا کرده اید، وقت آن است که به مرحله بعدی بروید.
مطالب متشابه: مدیریت ریسک سازمان در ISO 9001
6D: پیاده سازی (Define and Implement Corrective Actions)
اکنون زمان اجرای اقدامات اصلاحی دائمی انتخاب شده شما فرا رسیده است.
برای اجرای صحیح آن ، شما باید یک طرح پروژه ایجاد کنید که شامل ارتباط با تیم های مربوطه و ناظران و همچنین مراحل تکمیل باشد. اطمینان حاصل کنید که چگونه تصمیم می گیرید موفقیت خود را بسنجید.
7D: پیشگیری (Prevent Recurrence)
این مرحله به اطمینان از جلوگیری تکرار عدم انطباق اختصاص دارد.
به عنوان مثال، در مورد نشت آب از خط لوله، اقدامات پیشگیرانه این خواهد بود كه بررسی های جدید تعمیر و نگهداری را به تیم مربوطه صادر كرده و آموزش نحوه بررسی لوله ها را صادر کنید. به اشتراک گذاشتن دانش و آموزه های خود در طی روند حقیقت یابی نیز کلیدی است. اطمینان حاصل کنید که مشکل و حل آن به بقیه مشاغل منتقل شده و اسناد و مراحل ISO شما به روز است.
همچنین ممکن است دوست داشته باشید نگاهی به محصولات یا رویه های مرتبط بیندازید تا ببینید آیا مشکلات مشابهی در بخشهای مختلف کسب و کار وجود دارد یا خیر.
8D: بازخورد (Congratulate the Main Contributors to your Team)
آخرین رشته به پاداش دادن به تیم حل مسئله و تشخیص تلاش های آنها اختصاص دارد. از عملکرد آنها بازخورد بگیرید و زمینه های بهبود را برجسته کنید. این روش به آنها کمک می کند تا مهارت های حل مسئله خود را توسعه دهند و در تحقیقات بعدی روند را تشدید کنند. پس از اتمام کار ، زمان جشن است!
اجرای یک سیستم مدیریتی و بازی کارآگاه در هنگام عدم تطابق زمانی که دیگر نیازهای شغلی را دستکاری می کنید، می تواند بسیار چالش برانگیز باشد.
برای پشتیبانی یا راهنمایی بیشتر، می توانید با شماره تلفن 09156562510 یا ایمیل tahamodiran.co@gmail.com با ما در ارتباط باشید.
